Рассмотрение этических аспектов деятельности секретаря-референта позволяет представить профессионализм как нравственную черту личности. Несомненно, что работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач, потребностью их оперативного решения, многообразием контактов и необходимостью часто вести несколько видов параллельных работ. Поэтому при приеме секретаря-референта на работу предъявляется ряд требований, которые можно подразделить на требования к деловым и личным этическим качествам. К деловым качествам, прежде всего,
относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным
Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него ложится организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д. Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок. Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. При подборе секретарей-референтов на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны, умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы – это всегда ценится в сотруднике.
К важнейшим качествам секретаря-референта относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь-референт никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует. Секретарь-референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент. Работа секретаря-референта никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе – основное качество для идеальных отношений с руководителями.
Профессионализм подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной литературой. Ответственность – секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителем и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.
Организованность – умение организовать рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач. Осведомленность – секретарь должен неплохо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении. Преданность профессии – любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства – необходимое условие для того, стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.
160
Для выработки деловых качеств требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.
Не менее важная черта характера – коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей. К личным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.
Секретарь-референт – одна из наиболее престижных и востребованных на рынке труда профессий. По последним данным из двадцати самых популярных профессий секретарь-референт занимает девятое место, причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Спрос на профессиональных секретарей держится независимо от кризисов и колебаний курса валют. Должностные обязанности секретаря стали интереснее и сложнее. И, как следствие, возрос уровень заработных плат. Впрочем, и уровень требований к кандидатам на эту должность достаточно высок. Чем более совершенным становится рынок труда, тем больше внимания уделяется качеству образования. Сначала было просто важно его иметь, потом фаворитом стало профильное образование, сегодня уже важно, в каком именно институте было получено это профильное образование.
Секретарские должности, представленные сегодня на рынке труда, довольно разнообразны: секретарь приемной (секретарь на reception), секретарь отдела офиса), секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-делопроизводитель, первый ассистент (личный помощник) руководителя. Самые востребованные из них – секретарь-референт, личный ассистент руководителя и секретарь приемной (45%, 24% и 15% запросов на рынке вакансий соответственно). Спрос на более высокую позицию – офис-менеджер – составляет около 10% запросов.
В зависимости от размера и направления деятельности компании, в ней могут быть представлены как все секретарские должности, так и только некоторые из них. В небольших российских компаниях должность секретаря приемной, как правило, отсутствует. Его обязанности выполняет секретарь-референт или офис-менеджер.
Важная тенденция рынка труда – увеличение спроса на персональных ассистентов первых лиц компании. Эта должность традиционно существует в крупных западных фирмах, сегодня ее активно перенимают и российские организации, которые сотрудничают с иностранными. Что касается среднего уровня зарплат секретарей и офис-менеджеров, то он по сравнению с прошлым годом существенно повысился и будет продолжать расти (1).
Самый предпочтительный возраст секретаря – от двадцати трех лет, так как чаще всего необходимым условием для приема на работу является уже законченное высшее образование. В последние годы заметно увеличились требо-
161
вания, выдвигаемые работодателями к опыту работы кандидатов. Вполне адекватными представляются их пожелания о том, чтобы претенденты имели опыт работы не менее двух лет на одном месте, желательно в крупной компании с достаточно обширным функционалом. Это объективно непростая проблема для молодого специалиста. Современный работодатель достаточно редко может с риском для своего бизнеса взять на работу молодого специалиста без опыта работы. Таких работодателей не очень много, но они все же есть. Стоит отметить, что требования различных компаний-работодателей к возрасту и опыту персональных ассистентов варьируются: некоторые организации хотят видеть на этой позиции молодых девушек с небольшим опытом работы, но с желанием развиваться и делать карьеру, другие фирмы, наоборот, отдают предпочтение уже состоявшимся личностям с большим профессиональным опытом. Для иностранных компаний потенциальный кандидат на должность личного помощника руководителя – выпускник лингвистического вуза, получивший опыт работы на позиции секретаря отдела или секретаря-референта.
Часто вероятными причинами того, что работодатель отказывает молодым специалистам, становится нежелание или невозможность обучать и объяснять азы трудового поведения. К тому же работодатели имеют ряд претензий к молодым специалистам, так как уровень подготовки в вузах не всегда соответствует их требованиям. Перечислим далее основные претензии работодателей:
• Полное отсутствие практического опыта по избранной специальности.
• Уровень специализированной профессиональной подготовки выпускников оставляет желать много лучшего. Даже если выпускник планирует работать по своей специальности, ему на рабочем месте часто приходит учиться заново. К сожалению, фраза «Забудьте все, чему вас учили и институте» – это не анекдот, а негативная российская действительность.
• Выпускники не подготовлены в психологическом плане к жесткой конкуренции на рынке труда и к работе в бизнесе. В сущности, типичный выпускник российского вуза – это «большой ребенок».
• Низкие коммуникативные способности молодых специалистов. Часто они не в состоянии провести самопрезентацию и представить работодателю в выгодном свете собственные достоинства, даже если таковые имеются. Случается, что молодой специалист на собеседовании не способен «связать двух слов».
• Неумение работать в коллективе.
• Незнание ситуации на рынке труда, завышенные без всяких к тому оснований требования к заработной плате.
• Слабое знание компьютера и английского языка.
• Неорганизованность, несобранность.
В настоящее время более половины нынешних выпускников вузов не могут найти работу по специальности. Системы распределения выпускников давно нет. Сейчас трудоустройством молодой специалист вынужден заниматься самостоятельно. Когда системы распределения не стало, в первые несколько лет в обществе ощущалось некое облегчение – «сами себе хозяева». Однако вскоре все изменилось. Устроиться в родном городе по специальности, да еще и с хорошей зарплатой, как оказалось, могут немногие. Сейчас ситуация, как го-
162
ворят эксперты, понемногу выправляется, но далеко не для всех и не везде. Знания и навыки, полученные в вузе, зачастую не совпадают с требованиями работодателей. До сих пор очень небольшое число вузов отличается тем, что у их выпускников нет проблем с трудоустройством (2).
Однако, у данной тенденции есть и обратная сторона. С точки зрения работодателей система подготовки специалистов в российских вузах имеет некоторые достоинства. Их немного, но они существенны:
• Хороший уровень базовой академической подготовки, широкий кругозор.
• Российские выпускники намного лучше мыслят, чем их западные сверстники, и значительно легче находят нестандартные решения.
• Российские выпускники легко обучаемы и быстро осваивают новые области деятельности.
В российских вузах, в первую очередь, учат учиться, а это важнее, чем любые конкретные знания (3).
Таким образом, с точки зрения работодателей, подготовка специалистов в вузах имеет несколько фундаментальных достоинств и целый ряд мелких недостатков, которые относительно легко можно устранить. Благодаря умению учиться, полученному в школе и вузе, секретарь в состоянии повысить свои шансы на рынке труда. Энергия, хорошее образование, внутренняя культура, умение вести легкую непринужденную беседу – залог успеха для профессионального секретаря при трудоустройстве. Если референт соответствует этим требованиям, то работу ему найти несложно. В течение двух дней ему могут предложить пять – шесть вакансий, и он имеет право выбрать те варианты, которые гарантируют ему многообразный и профессионально привлекательный круг обязанностей и, соответственно, более высокий уровень заработной платы.
ЛИТЕРАТУРА:
1. Секретарское дело. – 2005. – № 3.
2. Работа и зарплата. – 2004. – № 14.
3. Гид молодого специалиста. – 2006. – № 6.
163
Опубл.: Хуако Ф.Н., Леонтьева Ю.С. Профессия – секретарь: возможности и проблемы трудоустройства // Актуальные проблемы гуманитарного развития региона: Материалы III Региональной научно-практической конференции. – Вып. 3. – Майкоп: Изд-во МГТУ, 2006. – 264 с. – С. 159-163