Поиск по этому блогу

Роль референта в подготовке и проведении приемов и презентаций (с учетом опыта предприятий г. Майкопа)

соавт. И.Капленко (МГТУ, СТ-5, 2005 г.)
Существует несколько уровней секретарской работы, соответственно и функции, и роли, и оплата труда варьируются в зависимости от круга должностных обязанностей. Если обычный секретарь следует четким инструкциям и почти не принимает независимых решений, то должность референта предполагает большую долю самостоятельности. В условиях современности именно на референта руководителя возлагается огромная ответственность по организации перечня мероприятий, требующих особой подготовки и тщательной разработки процедуры проведения, таких как открытие нового офиса; подписание соглашения о сотрудничестве или создании предприятия; выпуск новой п
родукции; начало рекламной кампании; знаменательная или юбилейная дата предприятия; торжественный прием по случаю национального праздника, прибытия делегации, успешного завершения переговоров; выставки; презентации. Все эти мероприятия должны проводиться по строго установленному
регламенту (протоколу), эффективность которого во многом зависит от проявления необходимых профессиональных качеств референта: собранности, оперативности, развитого и гибкого интеллекта, вежливости, этичности, высокого уровня исполнительной дисциплины, безупречного знания регламента.



Несомненно, деятельность референта связана прежде всего с документным обслуживанием, однако приоритетным направлением все же является совершенствование знаний и умений в сфере делового общения. Специалист в области общения – это независимое лицо на любых предприятиях, и, как отмечается в литературе, здесь нет предела совершенству. Успех в деловом мире во многом зависит от умения убеждать, преподносить окружающим товары, идеи и самих себя. Именно этот фактор в состоянии предопределить подъемы и спады в бизнесе. К тому же все эти знания способствуют успешному карьерному росту и самоактуализации личности как таковой.

Роль референта очень важна в процессе организации и проведения приемов и презентаций, поскольку именно этот сотрудник является первым и незаменимым помощником руководителя и несет прямую ответственность за непосредственное проведение данных мероприятий.

Вообще, как признается большинством исследователей, протокольными считаются мероприятия, которые должны проводиться в соответствии со строго установленным регламентом (протоколом). Хотя церемония проведения комплекса подобных мероприятий, ставшего сегодня одним из элементов управленческой деятельности, исторически сложилась в дипломатической практике.

Презентация как вид протокольного мероприятия является самостоятельной акцией, которая может сочетаться с другим видом протокольного мероприятия – приемом. По своей форме презентация – это мероприятие, заключающееся, по сути, в представлении фирмы, новой продукции или услуги приглашенной аудитории. Как правило, презентация проводится по случаю открытия или создания фирмы, выставки, лицея, колледжа, основания нового банка, выхода книги известного автора, демонстрации новых достижений, результатов работы компании, нового имиджа компании и т.д.

Предметом презентации может быть новая книга, журнал, телепрограмма, автомобиль, рокгруппа, идея, лекционный курс, организационная структура, эффективная технология и многое другое.

Смысл презентации – обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности. Как правило, общественность на презентации представляют пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их следует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации. Для этого обычно готовят прессрелизы, слайды, видеосюжеты, развешивают схемы и диаграммы. Планируют краткие выступления, как авторов, создателей новшества, так и специалистов, экспертов.

По своему характеру и силе воздействия презентацию можно оценить как эффективный вид рекламы предприятия и его деятельности.

Успех презентации обеспечивается ее тщательной и многоаспектной подготовкой, охватывающей проработку содержания, форм и методов его подачи, а также средств их реализации. И даже если непосредственное проведение презентации осуществляется представителем руководства фирмы или специально выделенными для этого сотрудниками, подготовка презентации и обеспечение процесса ее проведения – это коллективная деятельность. Значительная роль в ней отводится секретарю-референту. Поэтому так актуальна и важна определенная эрудиция в области теории и практики этой деятельности как для ее непосредственных исполнителей, так и для тех, кто занят в процессе ее подготовки и обеспечении проведения.

Таким образом, момент проведения презентации полностью меняет вид деятельности секретаря-референта. Она вся направлена на безупречное обеспечение и обслуживание ее участников, которые постоянно обращаются к секретарю-референту за различными справками. Секретарь-референт в период проведения презентации является во многом ее организационным звеном, и от него требуется значительная собранность и проявление всех необходимых профессиональных качеств: оперативность, вежливость, безупречное знание регламента.

В то же время для развития и укрепления деловых контактов большое значение имеют различные приемы. Их неформальная обстановка помогает установить прочные связи в деловом мире. Традиции проведения приемов пришли из далекого прошлого и являются символом миролюбия и добросердечности. К примеру, включение в меню блюд, традиционных для страны гостя является жестом особого уважения. В связи с этим секретарь должен иметь представление о том, какой вид приема соответствует данной ситуации, знать виды приемов, время их проведения и особенности меню каждого из них. Также референту часто приходится организовывать в офисе несложные приемы. Но особо следует контролировать организацию торжественных обедов и ужинов.

Подготовка к проведению каждого приема начинается с определения его вида, с учетом цели мероприятия, установления места проведения, подготовки списка приглашаемых и заблаговременной рассылки приглашений, составления проекта тоста (речи), разработки меню и плана рассадки, компоновки мебели, решения других технических, но имеющих важное значение вопросов. При организации протокольного мероприятия в посольстве (резиденции посла) особое внимание уделяется (это, по традиции, – прерогатива супруги посла) подготовке соответствующих помещений, сервировке столов, инструктажу официантов и обслуживающего персонала посольства. Если прием проходит вне посольства, большое значение придается выбору ресторана, известного своей хорошей кухней и культурой обслуживания.

Цель данного исследования заключалась в выявлении роли референта руководителя в проведении приемов и презентаций, а также уровня его теоретических знаний и степени умелого применения их на практике.

Для анализа состояния востребованности референтских услуг при проведении приемов и презентаций на предприятиях (учреждениях, организациях) города Майкопа был проведен социологический опрос работников тридцати предприятий (учреждений, организаций). В роли опрашиваемых выступали руководители и референты всех предприятий и учреждений. Однако, как выяснилось, только на четырех предприятиях города имеется опыт проведения приемов, и лишь на девяти – презентаций: ЗАО «Картонтара»; Виноводочный завод «Майкоп»; «Майкопбанк»; АООТ «Точрадиомаш»; ЗАО «Консультант»; ООО «Точмашзавод»; Служба информации «Тональ»; Национальный банк РА; ЗАО «Адыгейский молкомбинат».

В результате практического исследования было выявлено, что на пятнадцати предприятиях города Майкопа штатное расписание вообще не предусматривает должности секретаря-референта, а такие мероприятия как приемы или презентации здесь никогда не проводились, либо проводились очень давно и без участия референта. Также в ходе анкетного исследования было выявлено, что на пяти предприятиях уровень подготовки имеющегося секретаря-референта сводится к уровню секретаря-машиниста, который никогда не сталкивался с подобного рода мероприятиями и теоретически не компетентен по данным вопросам. Из этого следует и сам результат: только на двенадцать вопросов из девятнадцати, заданных в анкете, был дан правильный ответ. Тем не менее, руководители всех предприятий на вопрос: «Значима ли роль референта при подготовке и проведению приемов и презентаций?», ответили утвердительно, что свидетельствовало о психологической готовности руководителя к мысли о несомненной незаменимости референта в подобной деятельности.

Кроме того, были проанализированы ответы тех секретарей-референтов, которым доводилось принимать участие в проведении приемов и презентаций. Все десять референтов ответили правильно на поставленные вопросы, касавшиеся практических правил проведения мероприятий. Руководители тех предприятий, на которых неоднократно проводились приемы и презентации, ответили, что референт является незаменимым лицом, и многие вопросы подобной практики возлагаются именно на самостоятельное рассмотрение секретаря-референта.

Таким образом, проведенное исследование показало, что теоретически роль референта в проведении приемов и презентаций высока, но на практике референтские услуги по проведению приемов и презентаций не востребованы на большинстве предприятий, учреждений города Майкопа, так как подобного рода мероприятия проводятся очень редко или не проводятся вообще, что в итоге предполагает значительный потенциал дальнейшего развития подобной практики.

Опубл.:
Хуако Ф.Н., Капленко И. Роль референта в подготовке и проведении приемов и презентаций (с учетом опыта предприятий г.Майкопа) // Проблемы гуманитарного развития региона в современных условиях: Материалы второй региональной научно-практической конференции. – Майкоп: Изд-во МГТУ, 2005. – 250 с. – С. 121-125.