УДК 007:371.3
В современном обществе традиционные отношения, которые долгое время оставались неизменными, приобрели тенденцию к стремительному росту. По мере того, как новые технологические решения проникают в деятельность компаний, системы управления предприятия и бизнес-модели приобретают новые свойства. В настоящее время существует необходимость в подготовке специалистов профессионального уровня. В первую очередь речь идет о специалистах в области сервиса, а именно секретарях-референтах. Знания и умения секретаря-референта сегодня должны эффективнее, чем когда-либо способствовать разработкам в области социально-культурной сферы, что не может не отразиться на существующей методике преподавания информатики.
Современные информационные технологии в состоянии автоматизировать различные стороны управленческой деятельности. В связи с этим применение компьютера позволяет значительно повысить производительность и качество работы как самого секретаря-референта, так и служб документационного обеспечения управления в целом, что проявляется в целом ряде преимуществ. Прежде всего, уменьшается объем работ по сбору материала при подготовке текста документа, практически полностью исключается многократная перепечатка документа в процессе составле-ния и согласования, многократно возрастает культура внешнего оформления документа.
По мысли известного философа, «тот, кто владеет информацией – владеет всем». Поэтому существенно важно, чтобы секретарь-референт не только знал, но и умел применять на практике информационные технологии и программные продукты. В частности, ему необходимы навыки работы с основными частями пакета – текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel.
Проведенный анализ существующих информационных технологий и программных продуктов, используемых в работе секретаря-референта, выявил ряд их специфических особенностей с позиций применения в референтской деятельности с целью поиска информации:
секретарь-референт имеет возможность участвовать в информационном обеспечении фирмы посредством применения таких технических средств, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс;
обладая навыком работы с оргтехникой, секретарь-референт может оперативно размножать и копировать документы;
используя локальные и глобальные компьютерные сети, секретарь-референт в состоянии обеспечить оперативную многоканальную передачу информации;
используя поисковые системы Internet, секретарь-референт может получить доступ к любой информации (просмотреть каталоги библиотек, прочитать электронные издания журналов, узнавать последние новости бизнеса, при этом не требуется использование справочников и учебников);
с использованием Internet-технологий секретарь-референт обладает возможностями создавать и пользоваться базами данных, в том числе удаленными.
В практическом плане секретарь-референт может и должен использовать компьютер для ряда следующих действий:
– оформление и рассылка деловой корреспонденции;
– составление и просчитывание всевозможных итоговых таблиц;
– разработка и оформление фирменных бланков и аксессуаров предприятия;
– ведение учета;
– оформление заказов с одновременной распечаткой необходимых документов и подведением итогов и др.
Работа современного референта значительно отличается от периода десяти- двадцатилетней давности. С развитием общества профессия секретаря приобрела все новые черты. Секретарь-референт практически становится ключевой фигурой в управленческом аппарате. От его способностей поддерживать и повышать роль руководителя и фирмы часто зависит успех дела. В связи с этим повышаются требования к базовой профессиональной подготовке секретаря-референта, включающей как высокий уровень общего образования, так и специфические знания и навыки. Как и прежде, одной из многих особенностей секретаря-референта является умение вести делопроизводство, точнее:
- документирование;
- организация документооборота;
- организация хранения (текущего и централизованного).
Все вышеперечисленное – лишь малая часть существующих реальных возможностей компьютера. Но чтобы осуществить эти и другие действия, секретарю-референту необходимо знание определенных программ, используемых в современном офисе. Нами была рассмотрена и проанализирована версия популярного на сегодняшний день пакета программ – Microsoft Office 2000, включающая в себя Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000, PowerPoint 2000, Publisher 2000, Small Business, а также средство работы с базами данных Access 2000. Каждая из этих программ имеет ряд особенностей, изучение которых необходимо включать в учебные программы при планировании предмета «Информатика» в процессе подготовки секретарей-референтов.
Таким образом, в ходе вузовской подготовки специалиста социально-культурной сферы при изучении основ информатики методические акценты необходимо расставить следующим образом.
1. Технические знания необходимы для эффективного участия в информационном обеспечении фирмы; при пользовании такими техническими средствами как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс и др.
2. Необходимо умение создавать и пользоваться базами данных, в том числе удаленными (с использованием Internet).
3. Необходимо умение обеспечивать быструю передачу информации посредством Интернет-технологий.
4. Необходимы следующие навыки при работе с документами:
- создание документов;
- грамотное их оформление;
- редактирование;
- технический навык ввода текста с клавиатуры.
А также знание программ, с помощью которых создаются те или иные документы.
5. Знание систем регистрации и контроля документов, факс-модемных аппаратов позволяет секретарю-референту избежать децентрализации приема-передачи документов, результатом чего может стать потеря контроля за документооборотом.
6. Обладая навыками работы с программой PowerPoint, секретарь-референт сможет подготовить несколько различных вариантов презентации, не создавая при этом множество презентационных файлов. Также знание данной программы поможет секретарю-референту в создании презентации, проведении показа слайдов, просмотре презентаций и их сохранение в формате HTML.
7. Умея работать с поисковыми системами в Internet, секретарь-референт может получить доступ к любой информации (рассмотреть каталоги библиотек, прочитать электронные издания журналов, узнавать последние новости в сфере бизнеса при этом не требуется использование справочников и учебников).
Подытоживая вышесказанное, отметим, что подготовка специалистов подобного уровня должна вестись в углубленном ключе, так как специальность «Референтские услуги» лишь недавно включена в вузовские программы и, будучи весьма востребованной, безусловно, обладает значительным практическим, а преподавание информатики с учетом указанных специфических особенностей – значительным методическим потенциалом.
Опубл.:
Хуако Ф.Н. Специфика преподавания ... // Новые технологии в образовании. - 2002. № 5. – 104 с. – С. 20-22.