В условиях
становления рыночных отношений в современной России появилось много
специалистов, основным видом профессиональной деятельности которых стал
бизнес. При этом умение вести деловой разговор является одним из наиболее
важных условий коммерческого успеха. Однако у большинства современных
руководителей крайне низка культура устной речи, что существенно снижает их
деловую активность и не позволяет максимально реализовать их потенциальные
возможности. Руководители все чаще начинают осознавать, что доверить
информационно-документационное и организационное обслуживание собственной
деятельности или деятельности фирмы в целом можно лишь профессионально
обученному специалисту. Подобное понимание роли референта пришло с развитием
новых форм экономических отношений, когда неграмотно оформленный документ не
признается имеющим юридическую силу, информация не вовремя обработанного и
доложенного документа не была учтена при принятии решения, и все это в
результате привело к экономическим потерям.
В современных
словарях утверждается, что референт – это должностное лицо, являющееся
докладчиком, консультантом по определенным вопросам; кроме того, референт – это
лицо, делающее или читающее реферат. И если в Древнем Риме одним из значений
слова «референдарий» (к этому устаревшему слову, несомненно, восходит слово
«референт») было «личный секретарь и докладчик императора», в более современном
значении референт ассоциируется с помощником руководителя — должностным лицом,
помогающим руководителю во всех его служебных делах. Помощник,
85
разумеется, не только
готовит материалы к докладу руководителя, не только консультирует его, но и
выполняет самые разные его поручения. Ведь перечень его обязанностей и навыков
огромен: уметь составлять документы делового и научно-делового характера; уметь
подготовить для руководителя продуманные инициативные предложения;
консультировгпъ руководителя в устной беседе по многим специальным вопросам
(экспромтом или предварительно изучив их); выступать (а в иных случаях и
действовать) от имени своего руководителя по его поручению; редактировать чужую
рукопись или текст, готовящийся к изданию или переизданию; рецензировать
материалы делового и научного характера в рамках своей компетенции; составлять
объявления, рекламные тексты, аннотации, буклеты к выпускаемой продукции,
анонсы; составлять статьи или заметки для опубликования в газете или журнале;
давать интервью для радио, телевидения или прессы; конспектировать устное
выступление (докладчика, лектора, лица, выступающего по радио, телевидению, на
митинге и др.); реферировать (конспектировать) любые письменные материалы;
составлять деловые письма, договоры и другие деловые документы; организовывать
конференции, совещания, презентации, выставки, приемы и т.д. Подобное деловое
общение и, соответственно, речевое продуцирование осуществляется с помощью
речи – устной и письменной. Поэтому профессиональная деятельность референта
невозможна без овладения современной культурой делового общения. Более того,
то, как должностные лица, ответственные за принятие решений, проводят
переговоры, как беседуют с посетителями и клиентами, демонстрируя собственную
эрудицию и знание конкретного вопроса, насколько непринужденно дают интервью
средствам массовой информации, как, наконец, ведут себя на важном приеме,
доказывая достаточное знание протокола и этикета, – все это является в
большинстве своем плодом кропотливой работы их референтского корпуса. Из
сказанного следует, что референт – редкий специалист, который должен являться
неким универсалом, сочетающим компетентность и способность научно-делового
осмысления вещей с умением действовать, реализовывать намеченное, добиваться
успеха. Также референт руководителя – это голос фирмы. Не все клиенты и
партнёры общаются с руководителем, но каждый без исключения слышит голос
референта, в результате чего (в зависимости от качественных характеристик этого
голоса) складывается прочное представление о фирме. Следующая группа
профессиональных личностных характеристик референта включает качества,
касающиеся внешнего вида. Референт руководителя не должен выглядеть вызывающе,
антипатично и неуместно. Во всём необходимо придерживаться «золотой середины» –
в причёске, макияже, поведении, отношении к работе. Референту необходимо быть
всегда
86
или казаться уверенным в
себе, в своих силах, говорить и двигаться спокойно, с чувством собственного
достоинства. Посетителя, клиента и партнера в офисе должен встретить
внимательный референт, готовый как можно быстрее решить его проблему и
обладающий выявленным и исследованным нами ниже комплексом личных и деловых
качеств и навыков.
В результате
анализа итогов проведенного на предприятиях города Майкопа анкетного опроса
были выявлены 13 необходимых референту профессиональных и личных качеств,
приведенные далее по мере убывания приходящегося на них количества баллов (от
13 до 1): 1) работоспособность; 2) уверенность в себе; 3) активность общая и
интеллектуальная; 4) коммуникабельность; 5) организованность; 6)
стрессоустойчивость; 7) аккуратность; 8) честность и порядочность; 9) гибкость
поведения; 10) неконфликтность; 11) здоровье; 12) преданность руководителю; 13)
обаяние. В ходе анкетного опроса также были сформулированы и оценены 7 групп
необходимых референту знаний, умений и навыков (от 7 до 1 балла): 1) делопроизводство;
2) психология; 3) законы эффективной коммуникации; 4) трудовой кодекс РФ; 5)
компьютерные технологии; 6) служебный этикет; 7) иностранные языки. В целом, к
деловым качествам референта прежде всего относятся: профессиональные (общие и специальные)
навыки, самоорганизованность, ответственность за качественное и своевременное
выполнение задач, инициативность, сохранение служебной тайны, умение проявить
дипломатичность, пунктуальность, умение предвидеть, коммуникабельность, умение
адаптироваться. К личным качествам, необходимым референту, относятся:
любезность, вежливость, доброжелательность, приемлемый внешний вид, стремление
к постоянному самосовершенствованию.
Опубл.: Хуако Ф.Н. Личностный фактор и его роль ... референта // Социальные проблемы регионов.
Пути их решения: Всероссийская
научно-практическая конференция (25 – 30 марта 2005) / Под ред. Т.М. Демиденко.
– Пенза: Приволжский Дом знаний, 2005. – 94 с. – С. 85-87