ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ СТИЛЬ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности, два подстиля – официально-документальный и обиходно-деловой. В первом выделяется язык дипломатии и язык законов, а во втором – служебная переписка и деловые бумаги.
Определение «служебный документ» разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.
Существует около шестидесяти видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному назначению:
-    личные;
-    директивные и распорядительные;
-    административно-организационные;
-    информационно-справочные;
-    служебные и коммерческие письма;
-    финансовые и учетные документы.

Из-за незнания элементарных правил составления деловых писем работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени.
Для того, чтобы упростить и ускорить работу с деловой корреспонденцией, прежде всего необходимо знать, какие требования предъявляются к деловому письму. Самое общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса. Между тем, анализ практики подготовки деловых писем, проведенный нами в различных учреждениях города Майкопа, показал, что, к сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды:
-    структурные;
-    синтаксические;
-    морфологические;
-    лексические;
-    стилистические;
-    технические.

Количество описок и ошибок тем больше, чем больше объем сообщения, т.е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, что если число слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до минимума и возможность ошибок и описок. Это может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых типовых бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места.
Анализируя результаты наблюдений, мы приходим к выводу, что работа по организации деловой переписки и составлению деловых текстов в учреждениях города находится не на должном уровне, а, следовательно, в этой области исследования имеются большие резервы экономии времени за счет использования в работе существующих типовых форм, справочных пособий, а также дело- и оргтехники.

Опубл.:

Хуако Ф.Н., Байкулова З.А. (ст-ка СТ-5) Официально-деловой функциональный стиль в делопроизводстве и деловой переписке (тезисы) // Новое в социально-культурной сфере и туризме: Материалы третьей и четвертой научно-практической конференций МГТИ. – Майкоп: МГТИ, 1999. – С. 139-140.