СУЩЕСТВУЮЩИЕ НАВЫКИ PR-СПЕЦИАЛИСТА ПО РЕЧЕВОМУ ПРОДУЦИРОВАНИЮ И СОВРЕМЕННЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ИХ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

УДК 316.77 / 19.01.29

В настоящее время появилась необходимость в подготовке специалистов профессионального уровня, уверенно работающих с информацией в ходе продуцирования текста. Знания и умения такого рода специалиста сегодня должны эффективнее, чем когда-либо способствовать разработкам в области социально-культурной сферы. Однако, к сожалению, профессиональная подготовка пресс-секретарей как помощников руководителя по работе с текстом на сегодняшний день довольно проблематична. В вузовских программах дисциплинам, связанным с технологией письменного продуцирования, отводится достаточно места. Однако эти программы не подкреплены теоретической, методической и практической литературой. В связи с этим нуждается в налаживании базовая профессиональная подготовка пресс-специалиста, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, навыки речевого продуцирования и их возможного компьютерного обеспечения, что мы и рассмотрим далее.

Профессиональные обязанности современного пресс-секретаря отличаются разнообразием выполняемых задач в зависимости от сегодняшней быстроменяющейся социальной ситуации. Однако неизменна  необходимость их оперативного решения, могущего быть обусловленным  многообразием контактов и умением производить несколько видов параллельных работ. Как верно заметил классический бизнесмен Ротшильд, «кто владеет информацией – владеет всем». Информационное обеспечение деятельности фирмы является непосредственной обязанностью пресс-специалиста, имеющего полный доступ к любой информации предприятия. В частности, одной из групп подобного рода необходимых для PR-специалиста умений является информационно-письменный сервис. Данная сфера деятельности является многоаспектной и предполагает: во-первых, сбор, анализ и обобщение различного рода информации с целью выявления новых, существенных, необходимых сведений; во-вторых, речевое продуцирование (создание таких текстовых материалов, как доклады, речи, отчеты, справки, рекомендации, проспекты, аналитические обзоры, экспертные заключения и т.д.), т.е. спичрайтерство, реферирование, аннотирование и всякое другое продуцирование письменных и устных сообщений. Профессионал в этой сфере должен обладать высоко развитыми навыками подобного рода деятельности, поскольку от этого зависит эффективность его работы. Кроме того, по итогам опроса было установлено, что в большинстве случаев профессионалы, обладающие навыками речевого продуцирования, признаны компетентными специалистами, они востребованы, и их работа в целом полностью соответствует требованиям руководителей, а, значит, совершенно устраивает последних. 

Для конкретизации деталей профессионального портрета современного PR-специалиста в г.Майкопе было проведено анкетное исследование, в ходе которого были опрошены ведущие руководители различных отраслей социально-культурной сферы, пресс-секретари и другие специалисты, которым приходится работать с текстом посредством навыков речевого продуцирования. Всем им предлагалось ответить на ряд вопросов, разработанных с целью выявления группы продуцирующих навыков. Далее в ходе опроса работающих в городских организациях PR-специалистов был выявлен круг профессиональных навыков по работе с текстом, которыми они реально обладают. Таким образом, они на сегодняшний день умеют: 1) составлять документы делового и научно-делового характера, как то материалы для докладов, первоначальный вариант доклада, отчет, справку для вышестоящей инстанции или другого учреждения, организации, заключения, рекомендации и др.; 2) квалифицированно пользоваться источниками деловой и научной информации, осуществлять поиск таких источников; 3) корректировать верстку, редактировать рукопись собственного или чужого произведения; 4) составлять статьи или заметки для опубликования в газете или журнале; 5) конспектировать устное выступление; 6) реферировать, аннотировать и конспектировать любые письменные материалы; 7) составлять деловые письма, договоры и другие деловые документы; 8) приобретать доверие руководителя, ни в коем случае не разглашая производственные и иные секреты, т.е. стремиться к успеху общего дела.

Понятийный аппарат данной специальности традиционно базируется на активном базовом понятии «письменная речь», обязательном в деятельности действующего пресс-специалиста, производящего текстовый материал. Освоение основ информационно-письменного сервиса фактически заключается в овладении навыками спичрайтерства, т.е. подготовки письменных материалов на заказ. Существующая научная литература определяет эту производимую пресс-секретарем продукцию как самостоятельную целостную целенаправленную речевую структуру, обеспечивающую общение с помощью письменного текста. И потому последний выступает здесь представителем автора (в данном случае – пресс-секретаря) как участника речевой коммуникации. В целом же современный спич¬райтер – специалист, принимающий письменный заказ на выполнение подобной работы и создающий в итоге текст, структура, стиль которого соответствуют заказу, а содержание включает запрашиваемую информацию. Только в последние годы делаются первые шаги в освоении практической риторики для пиармена, расширяется понятие спичрайтинг, относящееся к специфической  PR-технологии и специализации в профессии PR-специалиста, для которого очень важны профессионально-личностные характеристики спичрайтинга как профессионально-должностной специализации профессии паблик рилейшнз. В процессе профессиональной подготовки PR-специалиста необходимо обращать внимание на то, что формирование публичной сферы и активные публичные коммуникации находят отражение в речевой практике общества. На сегодняшний день изменились языковая и речевая ситуации, поскольку происходит структурирование огромного речевого массива, который удобнее было бы назвать устной публичной речью. Риторические навыки являются частью профессиональной компетенции PR-специалиста. 

Таким образом, спичрайтиг – это специфическая PR-технология, представленная в виде техники подготовки и написания PR-текста, предназначенного для устного исполнения, а также консалтинг первого (должностного) лица по организации публичного выступления и его исполнению. В узком смысле – исполнение текста устного публичного выступления для руководителя (должностного лица) базисного субъекта PR. Спичрайтерский текст – обладающий мнимым авторством, произносящийся первым (должностным) лицом субъекта PR публичный текст, адресованный определенному сегменту целевой общественности и служащий целям формирования или приращения паблицитного капитала данного базисного субъекта, устная разновидность PR-текста.

При этом электронная техника является реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием.  Причем специалист может подготовить различные документы, как путем составления их заново, так и путем копирования их из уже готовых (посредством правомерного цитирования). Одновременно с учетом современных технологий уже элементарное составление документа можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память персонального компьютера и хранящихся в отдельных файлах. После редактирования (изменения содержания нужных реквизитов) образца, созданный документ сохраняется с новым именем файла. Однако применение компьютерных технологий позволяет значительно повысить производительность и качество работы как самого пресс-специалиста, так и служб документационного обеспечения управления в целом. 

Предприятие вправе рассчитывать, что его профессионально подготовленный пресс-специалист владеет необходимыми знаниями и сумеет в любое время предоставить ему нужную информацию. Таким образом, налицо неизменная и уже обязательная заинтересованность современного молодого поколения, будущих специалистов социально-культурной сферы в развитии социальной сети, в налаживании технических средств связи и в совершенствовании речевых коммуникаций. Вообще с развитием компьютера и технологий связи получила распространение передача не только текстовых сообщений, но и фотографий, звуковых посланий, даже видео-сообщений и проведение видеоконференций. Более низкая стоимость связи по сравнению с расценками на международные разговоры привела в последнее время к массовому использованию Internet для речевой (голосовой) связи вместо телефона. Бесспорно, для работы в сети хватает коммуникационных возможностей самой операционной системы. Но работа пресс-специалиста не ограничивается простым поиском информации, а требует выполнения более широкого спектра задач. Например, в случае, когда нужно отправить по факсу созданный документ в Word или Excel понадобятся именно дополнительные программы, такие как Microsoft Outlook. К примеру, при необходимости переброски документов с компьютера на компьютер коллегам из офиса, удобнее всего воспользоваться средствами электронной почты. 

Применяя же Интернет пользователь может получить доступ к любой информации (просмотреть каталоги библиотек, прочитать электронные издания журналов, узнать последние новости на валютном рынке и др.), при этом не требуется использовать громоздкие справочники и учебники, изучать огромное количество материалов. Ведь есть на федеральном уровне целый ряд уважающих себя библиотек, книжный фонд которых фактически «составлял счастье» советского интеллигента середины прошлого века и попасть в эти московские библиотеки, – это и была фактически мечта всей жизни научного исследователя любой области знаний, такая недоступная, но такая желанная. Так вот эти серьезные, солидные учреждения, обладающие массивным книжным фондом, быстро включились в технический прогресс, и уже действуют профессиональные Интернет-сайты, осуществляющие мечту интеллигента, как то: Российская Государственная Библиотека (РГБ) (Москва) (http://www.rsl.ru), Российская национальная библиотека (Санкт-Петербург) (http://www.nlr.ru), Государственная публичная научно-техническая библиотека (Москва) (http://www.gpntb.ru), Библиотека по естественным наукам РАН (Москва) (http://www.benran.ru), Библиотека иностранной литературы им. М.Рудомино (Москва) (http://www.libfl.ru) и т.д. Плюс еще и сайты зарубежных библиотек.

Вообще, документ, полученный или составленный с помощью автоматизированной системы, имеет юридическую силу при наличии традицион¬ной или электронной цифровой подписи должностного лица. Юридиче¬ская сила электронной подписи признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и специальной лицензии. Однако, несмотря на бурное развитие электронных документов, специалис¬ты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы. Но электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления. 

Как показывает анализ литературы по практике подготовки подобного рода документа, обязанного иметь юридический вес, первый этап – изучение законодательной базы, предшествующих нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Недорогие банки данных могут представить собой тематическую подборку документов на компакт-диске. Системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и т.п. предусматривают периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами или доступ к самой свежей информации через Internet (Интернет). Это могут быть законодательство России, законодательство регионов, тематические подборки – таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, налогообложение, бухгалтерский учет и т.д. Такие системы позволяют быстро подобрать документы по законодательной тематике, просмотреть взаимосвязанные нормативные акты, при необходимости – быстро распечатать материалы. 

Второй этап подготовки к составлению текста – изучение представленных документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Только компьютеризированная  система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при политекстовой системе хранения документов – сразу вывести на экран необходимую информацию. Третий этап подготовки текста – сбор данных по конкретной ситуации. На этом этапе могут использоваться как приобретенные базы данных, так и базы данных, созданных в организации. Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно создать собственный документ, который может быть предложен как в виде простого текста, так и в виде таблицы. В целом, не вызывает сомнения то, что специалисту социально-культурной сферы, в частности, пресс-секретарю в ходе работы по продуцированию текста  необходимо свободное владение технологиями и методиками спичрайтерства, подразумевающими: 1) умение работать с текстовым материалом; 2) навыки подбора и накопления литературы; 3) навыки составления текста речи; 4) навыки редактирования и стилистической правки. 

В ходе исследования был приведен ряд рекомендаций, могущих быть востребованными при речевом продуцировании, а значит, по сути, являющихся стержневыми аспектами, на которые следует обращать особое внимание в ходе привития навыков речевого продуцирования PR-специалисту в вузе: 1) стандартность, обобщенность и безличность деловой речи не исключает ее выразительности; 2) выразительность деловой речи заключается не в образности, не в словесных украшениях, а в полном соответствии языковых средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей; 3) необходимо использовать устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности; 4) применять слова только в их прямом значении, которое признается нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях традиционных именно для делового стиля и не нарушающих стилистического единообразия, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка; 5) неуместно использование слов из разговорной речи, приблизительных оценок или слов с интенсивной эмоциональной окраской, а также недопустимо совмещение деловой информации с элементами публицистики; 6) обращать внимание на понятность и доступность изложения; 7) продуманно употреблять канцелярские штампы, без которых нельзя обойтись, но злоупотреблять ими нельзя; 8) точность, краткость и ясность мысли – приоритет в речи; 9) избегать речевой избыточности; 10) деловая речь не должна быть приближена к художественной  при использовании средств выразительности: литературных образов, цитат, пословиц, поговорок, крылатых слов, фразеологизмов, шуток, – все это с учетом уместности. В целом, вышеперечисленные навыки по спичрайтерству необходимы не только в пресс-службе, но и любому действительно грамотному специалисту в любой другой сфере деятельности. 

Другая составляющая пресс-деятельности – редактирование – также находится в ведении специалиста по работе с текстом – пресс-секретаря. Из-за незнания элементарных правил составления деловых писем работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени. Для того, чтобы упростить и ускорить работу с деловой корреспонденцией, прежде всего необходимо знать, какие требования предъявляются к деловому письму. Самое общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса. Между тем, анализ практики подготовки деловых писем, проведенный нами в различных учреждениях города Майкопа, показал, что, к сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные; синтаксические; морфологические; лексические; стилистические; технические. Количество описок и ошибок тем больше, чем больше объем сообщения, т.е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, что если число слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до минимума и возможность ошибок и описок. Это может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых типовых бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места. 

Анализируя результаты наблюдений, мы приходим к выводу, что работа по организации деловой переписки и составлению деловых текстов в учреждениях города находится не на должном уровне, а, следовательно, в этой области исследования имеются большие резервы экономии времени за счет использования в работе существующих типовых форм, справочных пособий, а также дело- и оргтехники. Все чаще работающий сегодня с текстом компьютерным пресс-секретарь обязан владеть всеми, предоставляемыми современной техникой, возможностями. Среди них есть немало для облегче¬ния такой рутинной и трудоемкой части делопроизводства, как редактирование. Как известно, современный персональный компьютер, обладая значительным объемом памяти и быстродействием, способен решать практически любые задачи в спичрайтерской практике: автоматизировать процесс создания, редактирования и форматирования документов, обеспечивать их передачу на расстояние, осуществлять их хранение с помощью электронного архива и т.д. Это, прежде всего, уменьшает объем работ по сбору материала при подготовке текста, полностью исключает многократную перепечатку документа в процессе составления и согласования, поднимает культуру внешнего оформления текста. Имеющиеся текстовые редакторы позволяют использовать шрифты разных размеров и начертаний, вставлять в документ рисунки, данные из электронных таблиц и баз данных, проверять документ на наличие орфографических и грамматических ошибок. 

Несмотря на все вышеперечисленные достоинства использования офисной техники в делопроизводстве, компьютеризация общества остро поставила вопросы эргономики и безопасности работы пользователя персонального компьютера. Объективно зафик¬сированы многочисленные жалобы пользователей компьютеров на ухудшение здоровья. Проблема безопасности работы с монитором на¬столько серьезна, что ее сегодня пытаются решать десятки авторитетных между¬народных организаций. В целом, в ходе организации рабочего места пресс-специалиста необходимо в схеме «машина-человек» во главу угла ставить именно человека, его потребности и здоровье; и тогда руководитель, верно расставивший акценты в этой дилемме и позаботившийся вовремя о рабочем месте пресс-специалиста, получит со временем максимальную отдачу со стороны своего помощника. 

Все это означает, что порой от пресс-секретаря в большей степени требуются навыки работы на компьютере, чем знание многих правил и норм оформления текстов, поскольку, как отмечает исследователь секретарского дела, «ПК позволяет избавить пользователя от необходимости запоминаний вспомогательных сведений и сосредоточиться на выполнении творческой части задания» [1, с. 28]. Мировой опыт показывает, что экономическая безопасность предприятия заключается в за¬щищенности его жизненно важных интересов от внутрен¬них и внешних угроз. Эта защищенность создается администрацией и коллективом предприятия путем реализации системы мер правового, экономиче¬ского, организационного, инженерно-технического и социально-психологического характера. Исходя из этого, задачи создания рациональной системы безопасности предприятия, разработки программы защиты коммерческой тайны на предприятии должны стать одним из приоритетных направлений деятельности руководства предприятия. Не последнее место в этом процессе занимает  пресс-специалист как работник административного аппарата, который по роду своей деятельности располагает важнейшими коммерческими сведениями и одновременно вынужден общаться с целым рядом сотрудников и посетителей фирмы, что делает его потенциальным источником распространения конфиденциальной информации.

Защита, сохранение коммерческой тайны предприятия являются достаточно новой и ранее неизвестной в сфере отечественного бизнеса проблемой. Коммерческая тайна неразрывно связана с понятием «конкуренция», так как именно конкуренция является одним из важнейших факторов эффективного развития рыночной экономики. Конкурентная борьба неизбежно предполагает сохранение в тайне сведений, обладание которыми посторонними лицами могло бы ослабить позиции предприятия или нанести ему невосполнимый ущерб. Ранее, в период социализма, этой проблемы в нашей стране практически не существовало – конкуренции между курируемыми партией предприятиями, как таковой не было. Но теперь, в период развития рыночной экономики, когда предприятия, фирмы стараются удержаться на плаву изо всех сил, применяя для этого все средства, в том числе и промышленный шпионаж; когда идет всеобщая компьютеризация, проблема защиты конфиденциальной информации стоит на первом месте. Поэтому для нашего общества особенно важно найти правильное решение этой проблемы; пересмотреть производственные отношения с точки зрения того, что человек – не просто элемент в механизме предприятия, а личность, обладающая конфиденциальной информацией. И именно последнее утверждение, в случае принятия его в качестве системного принципа в учрежденческой деятельности, способно цивилизовано модернизировать существующую бизнес-сферу.

Возможности использования компьютера в ходе речевого продуцирования чрезмерно разнообразны и выше были рассмотрены только некоторые из них, наиболее часто упоминаемые в соответствующей литературе. Таким образом, с учетом всего вышесказанного, знание правил и постоянно обновляющихся технологий хранения и переработки информации, а также умение применять их на практике являются неотъемлемыми профессиональными качествами пресс-специалиста. Следовательно, важно, чтобы он, занимаясь продуцированием текста, не только знал, но и умел пользоваться информационными технологиями, для чего ему необходимы навыки работы в основных частях пакета – текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel, когда их возможности по созданию и оформлению заметно расширены на сегодняшний день. 

Библиографический список

1. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело [Текст] / Т.В.Кузнецова. – М., 1991. – 288 с.

Опубл.: Реклама и связи с общественностью: традиции и инновации: Мат-лы  Международной научно-практической конференции (17–18 октября 2013 г.) / Редкол.: А.Н. Гуда (пред.) [и др.]. – Ростов-на-Дону: ФГБОУ ВПО РГУПС, 2013. – 288 с. – С. 41-49